秘書への転職に!社会人面接で見られるポイント3選&頻出質問14選

最近は、面白いテレビドラマもあり大企業の社長が主人公のドラマなど恋愛ドラマ以外のジャンルも高視聴率を取っていますよね。

そんな社長の横に必ずいるのが秘書です。

今放送している仮面ライダーにもなんと秘書が付いているのです!

そんな華やかな仕事をしているのですが、そんな場面以外の仕事も多くあり、一般常識以外にも情報収集にも長けていることなどコミュニケーション能力が求められます。

今回はそんな秘書になるための面接対策と筆記試験対策を学んでいきましょう。

 

社会人から秘書になる際に重要視されるポイント

社会人から秘書になる際には、冒頭でも述べたようにかなりのコミュニケーション能力が必要になります。

それは、普通に働いている営業や総務の社員とは違い、時には経営者の意見を代弁することや、先回りすることで上司の両手足となり動く必要があります。

次のブロックより詳しく説明します。

社会人秘書は「上司の影になれる」人かどうか

秘書のメイン業務として「上司のもう一人の自分」として動くということがあります。

常に先回りをして考えて、上司が動かずとも事が済んでいるようにする必要があります。

しかし、そのことは秘書の手柄ではなく、上司の手柄となりあなた自身は評価されることは少ないです。

意外と地味な部分が多いのが特徴の一つです。

臨機応変に対応ができるアドリブ力を求められる

秘書の仕事はコミュニケーション能力がマストな職業になってくるので、その場にふさわしい行動が求められるのです。

日々目まぐるしく変わる状況の中で、予想外の事態が発生することもあります。
その際に、秘書に対応を任せるという状況も起こり、「あの人だったらこうするだろう」など日々行動を共にする中で行動パターンの経験則から判断をする必要があります。
指示待ち状態では、いつまでたっても仕事も片付かないので「なんのためにいるんだ」と叱責を受けることもあります。

この局面を乗り越えることで、秘書としてのスキルもアップするため頑張りどころではあります。

 

上品・几帳面・清潔感は秘書に求められる三大要素

テレビドラマなどである、お偉いさんの集まるパーティーなどでよく秘書が社長に耳打ちしている場面がありますが、大体社長が相手の顔を覚えていない場合などに、名前を教えていますよね。

取引先の相手の名前や、昇進した際の正確な肩書、スケジュール管理、数字の管理など几帳面な正確ではないと秘書は務まりません。
さらに、商談の際の手土産や、会食で使うレストランの手配も秘書の大切な仕事になります。
そういった際には会食に同席することもあるので、マナーも求められる場面も多いのです。

さらには、服装についてもある程度の価格帯のものを用意しておくことも求められるのです。

自分自身のメンテナンスも必要な職業となります。

面接でよく聞かれる質問は何だろう??

東京での転職活動の際に面接でどのようなことを聞かれたのか、秘書になるために
どういった勉強をされていたのかを2人の方の経験を交えて紹介します。

社会人秘書面接で内定を取った方の質問と答え方

Aさんが面接で見られたのは「ビジネスマナー」「コミュニケーション能力」「実務スキル」でした。

面接を通して、どのようにコミュニケーションを取るのか、分からないこと事柄についてあいまいにすることなく理解できるまで質問をしてきたことが面接官より評価されたとのことです。
入社後に実際に秘書としてつく上司が面接官でもあったので、「使える人だな」と思ってもらえるよう受け答えにも注意しました。

その結果内定を獲得できたのです。

社会人秘書面接で不採用だった方の質問と答え方

以前は総務事務として働いていたBさんでしたが、憧れていた秘書になりたいと考えて転職を決意しました。

会社全体の業務を担っている自身もあり、面接にも自信を持って臨みました。
しかし、面接の際に面接官が首をかしげる場面が多く不採用となってしまいました。
なぜかと言うと、提出書類に数か所ミスがあった事、話している内容に矛盾があったからです。
几帳面さが求められる仕事なので、書類にミスがあればそれは会社にとって命取りになります。

その部分と、不備や矛盾について指摘を受けた際にスマートな対応ができなかったことが、Bさんが不採用となった理由でした。

社会人必見!頻出質問集!

難易度の高い仕事なので、面接でも厳しいことを聞かれることがあります。

しかし、面接対策をすることで内定をぐっと手繰り寄せることができます。
対策を練り、自分の意見を踏まえて面接に臨みましょう。

頻出質問①これまでの社会人経験

新卒とは違い、社会人経験を積んでいる人材を登用するつもりなので、一般常識とある程度のスキルを備えていることが求められます。

これまでの経験と併せていかに自分が戦力になるかをアピールしましょう。

 

頻出質問②秘書としての社会人能力

コミュニケーション能力、スケジュール管理能力など秘書として当たり前の能力が備わっているのか具体的に聞かれることが多々あります。

これまで経験してきた仕事を整理して、成功体験をまとめておくことが重要です。

 

 

頻出質問③自分自身について

秘書の仕事についてしっかりと理解できているのか、自身のことについてしっかりと理解して説明できることが重要です。

不測の事態に対して取り乱すことなく対応できるのか、ケアレスミスを起こさないかどうか、これまでの経験では対処できないことがあるけど大丈夫かと質問されることもあります。

回答内容もそうですが、話し方等についても評価に入ります。

 

 

頻出質問④質問集

 

面接では、多くの質問がされますがこれまで秘書として採用された先輩たちがよく聞かれた質問事項をご紹介します。

①志望動機について②几帳面な性格ですか?それを証明するエピソードを教えてください。

③他人のために力を尽くしたエピソード

④苦手な人のタイプ

⑤得意な人のタイプ

⑥円滑なコミュニケーションのために大切なことについて

⑦周囲からの評価

⑧採用されたら、どのように働きたいと考えているか

⑨今勉強していることについて

⑩成長を感じることができた出来事について

⑪秘書にとって必要なスキルについて

⑫⑪のスキルは備わっているか

⑬前職の経験で秘書の仕事に活かすことができるものはあるか

⑭秘書としてどのような上司と働きたいか

 

社会人秘書の筆記試験や資格

基本的には社会人秘書に必要な筆記試験は特にありません。
ただし、ビジネスマナーやコミュニケーション能力について備えていると優遇される場合もあります。

優遇される社会人秘書の資格とは

資格として持っていればプラスになるのが「秘書検定二級」で難しいのであれば「三級」から始めることがおすすめです。
さらにキャリアアップを求めるなら「CBS資格」を持っておくことも大きなアピールになります。
併せて、ビジネス文書検定やビジネスマナーのスクールに通っていた方もおられます。

就活におススメの、「資格&スクール」をまとめましたので、参考にしてみてください。

就活に役立つ資格・スクールをチェック

憧れの秘書の仕事をするために

秘書としては、ビジネスマナーや資格もあれば仕事を進める際の多い助けとなりますが、その場ごとの臨機応変に対応する力も求められます。
未経験の場合でも、有名企業など人材に余裕があれば育成するシステムも整っていますが、そういった機会もなくいきなり現場へ配属されることもありますので、心配な場合はスクールに通って勉強してから転職することをお勧めします。

最後に、東京で秘書への就職・転職をめざしたい方や、職種についてもっと詳しく知りたいけれど、どうすればいいか分からないという人に

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